Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından bildirilen gerekliliğe göre, e-Fatura yükümlülüğüne sahip olan işletmeler, faturalarını elektronik olarak ibraz etmelidir. Bu faturaların, belirlenen kriterlere uygun olarak GİB portalına en geç bir hafta içinde iletilmesi zorunludur. Aksi takdirde bu, usulsüzlük olarak kabul edilir.

SAP sisteminde vergi numarası referans alınarak yapılan e-Fatura yükümlülüğü kontrolü sonrasında fatura gönderim şekli ve senaryosu belirlenir. Kokpitte oluşturulan XSLT yapısı ve standart alanlar kullanılarak satış belgesi, muhasebe, satın alma ve satış faturaları oluşturulur. Bu noktada bir ek alan ihtiyacı yoktur ve kurulum standarttır; bu nedenle entegrasyon problemleri ve hatalar ortaya çıkmaz.

Burada, e-Faturadan farklı olarak ihracat kapsamında kesilen faturaların Gümrük Bakanlığı’na iletiminin sağlanması gerekmektedir. Teslim şartlarının, KAP adedinin, taşıma yönteminin ve GTİP numarasının fatura üzerinde mutlaka bulunması gerekir. Bu alanlar, SAP satış dağıtım modülü ekranları ve malzeme ana verilerinden beslenir.

E-Arşiv Fatura, e-Fatura mükellefiyeti olmayan alıcılara yönelik bir fatura gönderme yöntemidir ve e-Fatura ile aynı yapıda ve alanlar kullanılarak otomatik olarak oluşturulur. E-Arşiv Fatura için gönderim süresi 1 ay olarak belirlenmiştir ve gönderim yapıldıktan sonra, her ayın 15'inde fatura raporu GİB'e yüklenmelidir. Gönderimi sağlanmamış geçmiş tarihli faturalar için, gönderimden sonra ek bir rapor oluşturularak usulsüzlükler giderilir.

Kanunen zorunlu tutulan yevmiye ve büyük defterlerin dijital olarak saklandığı sistemdir. Maliyeye elektronik imza ile onay verilir ve kayıtlar standart bir formatta düzenlenir. Yevmiye defteri, SAP sisteminden gelen muhasebe belgeleri ve operatör bilgisinin birleştirilmesiyle oluşturulur.

Entegratör firmalar, imzalanan beratları GİB'e iletir ve buradan, eski defterlere erişim de sağlanır. Defterler, SAP üzerinden yazdırıldıktan sonra “.TXT” dosyası formatında kaydedilir. Kayıt işlemi tamamlandıktan sonra, müşteri talebi doğrultusunda deneme çalıştırması kaldırılır ve ilgili tarihin mali dönemi kapatılır.

Mal hareketlerinin elektronik ortamda takibini sağlamak amacıyla kullanılan bir sistem olan e-İrsaliye, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun 230. maddesinin birinci fıkrasının beşinci bendi gereği artık elektronik belge olarak düzenlenmekte, alıcıya elektronik ortamda iletilmekte ve dijital ortamda saklanıp sunulmaktadır. Belge, mevcut "sevk irsaliyesi" belgesiyle aynı hukuki değere sahiptir.